Neue Immobilienprozesse für Banken-Strukturwandel

Immobilien-Prozesse, die passen

Zinsdruck, Regulierung und Digitalisierung sind nur einige der Herausforderungen, denen Banken heute gegenüberstehen. Das betrifft auch die Volksbank Raiffeisenbank Rosenheim-Chiemsee eG mit ihren über 50 Filialen. Und darauf galt es zu reagieren: Deshalb digitalisierten die Vorstände der Bank das Kerngeschäft nach und nach. Als dann die Fusion mit zwei weiteren Banken hinzukam war das Fundament für eine gute Zukunft geschaffen. Gleichzeitig war auch schnell klar: Nach diesem umfassenden Change im Kerngeschäft mussten die Immobilien-Prozesse neu überdacht werden. Sie waren nicht mehr optimal auf die neue Situation abgestimmt. Es fehlte an Portfolio-Transparenz und die Workflows waren nicht effizient. Und auch beim Thema Dienstleister gab es für jeden Standort eine andere Lösung und unterschiedliche Service- und Zahlungsmodelle. Das kostete Geld und Zeit und sorgte für Unklarheit unter den Mitarbeitern. Eine neue Organisationsstruktur musste her. 

Mit neutralem Blick

Das JLL Consulting Team schaute sich die bestehenden Strukturen mit einem neutralen Blick von außen und gemeinsam mit der Volksbank Raiffeisenbank Rosenheim-Chiemsee eG genau an: untersuchte die Dienstleisterverträge, verglich die aktuellen Kosten mit den üblichen Marktpreisen und entwickelte Szenarien, welche Leistungen intern und welche durch externe Dienstleister durchgeführt werden sollten. Um so Synergiepotentiale zu heben.

Parallel dazu galt es, die eigene Organisationsstruktur zu hinterfragen und neu aufzusetzen. Und dafür alle Beteiligten an einen Tisch zu bringen. In mehreren Workshops brachten Immobilienverantwortliche, Facility Manager, Projektentwickler und die Objektverwaltung der Bank ihre Perspektiven ein.  Das JLL Consulting Team lieferte die externe Perspektive und gemeinsam definierten sie die bestehenden Rollen und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter und Teamleiter neu.

Ziel war es, transparente und auch compliance-gerechte Strukturen zu schaffen, die das Unternehmen zukunftsfähig machten. Und den Mitarbeitern gleichzeitig Strukturen bereitstellte, um produktiv arbeiten zu können.

Leitungen bündeln für mehr Effizienz

Der Hausputz zeigte Wirkung: Mit einem neu aufgestellten und einheitlichen Immobilien- und Dienstleister-Management konnte die Volksbank Raiffeisenbank Rosenheim-Chiemsee eG enorme Synergien heben. Die Zahl der Dienstleister wurde so von über 10 auf einen reduziert und das hat finanzielle Auswirkungen: Durch die gebündelten Leistungen sanken die Kosten für die Dienstleistungen um circa 35 Prozent.

Auch die neuen Strukturen zahlten sich aus. Nachdem der Vorstand die gemeinsam entwickelte Organisation des Immobilien-Managements abgesegnet hatte, arbeiteten die Mitarbeiter nach den von allen Beteiligten geprüften Workflows und Rollen – und die Effizienz, die Zufriedenheit und das Klima verbesserten sich deutlich. Aus einer heterogenen, von Fusionen geprägten Organisation war eine performende Einheit geworden.