Smarte Prozesse für CRE: Mehr Effizienz im Immobilien-Portfolio

Wie kann ich mein Portfolio noch weiter optimieren? Diese Frage stellte sich der Leiter des zentralen Immobilienmanagements eines globalen Finanzdienstleisters mit Hauptsitz in Frankfurt. Sein Ziel war es, Standorte und Flächen – sowohl der Büros als auch der Filialen – weltweit so zu optimieren, dass einerseits die Kosten gesenkt werden konnten und andererseits die Effizienz in der Flächennutzung stieg. Außerdem suchte er nach innovativen Ansätzen, um das Portfolio besser zu analysieren und zu managen. Vielleicht könnte ein externes Experten-Team da frischen Wind bringen? Aus dieser Idee entstand für JLL eine langjährige Zusammenarbeit – und das nicht für einzelne Projekte, sondern mit einem umfassenden Mandat.

Schnell begannen rund 150 Personen weltweit mit dem Team des Kunden gemeinsam daran zu arbeiten, die Immobilienkosten Jahr für Jahr weiter zu senken und das Portfolio effizienter aufzustellen. Und das über den gesamten Lebenszyklus der Immobilien hinweg – von der fortlaufenden strategischen Beratung, den An- und Abmietungen sowie Käufen und Verkäufen bis hin zur Mietvertragsverwaltung und den Projektentwicklungen. Immer eng an den Anforderungen der Nutzer und Unternehmensleitung ausgerichtet.

Die Zusammenarbeit lebte von Anfang an vom partnerschaftlichen Umgang und klaren Zielen, die regelmäßig anhand der übergeordneten Unternehmensstrategie neu erarbeitet und festgesetzt wurden. Und vom immer wieder neu denken: Arbeitsabläufe und -vorlagen verbessern, Prozesse digital aufsetzen und Portfoliodaten intelligent verknüpfen. Und so Kosten weiter senken. 

Wie wirken sich unterschiedliche Mietvertrags-Szenarien auf den Cashflow und die Gewinn- und Verlustrechnung aus? Welche Tools helfen, finanzielle Analysen so zu dokumentieren, dass sie beim nächsten Audit sicher sind? Und wie können smarte Technologie-Lösungen nicht nur die Portfolio Performance steigern, sondern gleichzeitig die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen? Gemeinsam mit dem Kunden implementierte das JLL-Team verschiedene digitale Lösungen, verbesserte sie immer weiter und setzte so ein neues technologisches Fundament für alle Immobilien-Prozesse:

Die JLL RED Market Plattform digitalisierte und beschleunigte die Transaktions- und Genehmigungsprozesse.

Der JLL Quick Lease Option Evaluator vereinfachte mietvertragliche Finanzanalysen und steigerte die Daten-Transparenz. Unterschiedliche Standort- oder Vertragsalternativen ließen sich so unkompliziert vergleichen und auf Kundenseite für das Immobilienmanagement, Finance und Audit nachvollziehbar darstellen.

Damit bestehende Daten aus Mietverträgen, Transaktionen und regelmäßigen Performance Reports vernetzt betrachten werden konnten, wurde ein Plattform-übergreifendes Business Intelligence Portal eingesetzt. Übersichtliche Dashboards halfen, Daten besser zu verstehen und Analysen strategischer zu nutzen.

Und nicht nur mit Blick auf das gesamte Portfolio, sondern auch innerhalb der Immobilien entstanden so neue Ansätze: Unter anderem wurden Smart Building-Strategien diskutiert und an strategischen Standorten implementiert. So konnten die Mitarbeiter Funktionen im Gebäue über eine App steuern und die Mitarbeiterzufriedenheit stieg.

Mit diesen neuen Ansätzen stieg die Leistung im Portfolio und in den Gebäuden: Über sechs Jahre hinweg gelang es, rund 175 Millionen Euro in über 5.000 abgeschlossenen Transaktionen einzusparen.

Die Technologie-Lösungen bewährten sich schnell und wurden im Tagesgeschäft regelmäßig eingesetzt. Mit dem BI-Portal konnte die Bank nicht nur Finanz- und Mietvertragsdaten mit Marktdaten vergleichen, sondern auch proaktive Ansätze zur Portfoliooptimierung erarbeiten.

Kombinierte Daten zur Mitarbeiterentwicklung mit Informationen zum aktuellen und künftigen Flächenbestand halfen, unterschiedliche Bedarfsszenarien flexibel zu betrachten. Die Smart Building-Programme steigerten außerdem die Nutzerzufriedenheit und senkten gleichzeitig die Nebenkosten.

Der intergierte Ansatz war erfolgreich: Die Kosten sanken, die Flächeneffizienz stieg, Daten konnten intelligent genutzt werden. So war das Portfolio optimal für die Anforderungen des Unternehmens und der Nutzer aufgestellt.