Consulting hebt industrielle Immobilien-Prozesse auf das nächste Level

2.000 Standorten in knapp 80 Ländern und über ein Dutzend Gebäudeeinheiten: Kein Wunder, dass ein weltweit agierender Industriekonzern dieser Größe einen eigenen Unternehmensbereich benötigt, in dem die Immobilienkompetenz gebündelt wird. Im Rahmen einer unternehmensweiten Prozess-Standardisierung sollten die Immobilienprozesse neu erfasst und dokumentiert werden. Sie waren bis dahin wenig transparent und wichen von den ursprünglich definierten Prozessen ab. Waren sie überhaupt noch marktgerecht? Mit dieser Fragestellung kam der Vorreiter im Bereich Industrie und Maschinenbau auf JLL zu.

Der Immobilienbereich wollte die Chance nutzen, um die eigenen Prozesse komplett zu hinterfragen. Ziel war es, sie mit marktüblichen Abläufen abzugleichen und neu aufzusetzen. Dabei war es den Verantwortlichen klar, wie wichtig der Blick von außen war, von Spezialisten mit großer Immobilien-Expertise. Über 50  Prozesse sollten angeschaut werden – vom Projekt Management über die Transaktionsprozesse bis zum Facility Management. Schließlich sollte die Immobilien-Prozesslandschaft als Ganzes neu definiert werden.

Von der detaillierten Analyse hin zu konsensfähigen Ziel-Prozessen.

In einem zweitägigen Workshop stellte das JLL Team verschiedene Prozesse großer Unternehmen als Best Practices, im Sinne eines Benchmarkings vor. Wie sehen die Prozesse für derartige Aufgaben im Markt aus? Wie strukturieren vergleichbare Unternehmen diese Aufgaben?

Gemeinsam mit der Geschäftsführung der Immobilien-Tochter und dem Hauptunternehmen als Eigentümer entwickelte unser Projektteam anschließend Ziel-Prozesse für die unterschiedlichen Bereiche. Der Kunde profitierte dabei vom großen Wissen der JLL Fachbereiche sowie von der Expertise, die durch die Zusammenarbeit mit vielen nationalen und internationalen Corporate Real Estate Einheiten entstanden ist. Die Ziel-Prozesse wurden intern mit den bestehenden Prozessen abgeglichen und Diskrepanzen aufgezeigt. Wo die Lücke zwischen bestehendem und angestrebtem Prozess besonders groß war, ging das JLL Team noch einmal ins Detail: Flowcharts, Aufgabenzuteilungen und notwendige Templates und Dokumente wurden festgelegt.

Abschließend stellte das Projektteam die neuen Immobilien-Prozesse den unterschiedlichen Teams vor. Das Feedback aus den insgesamt 60 Workshops diente als Basis für eine letzte Überarbeitung. Die Prozesse wurden diskutiert  und nachjustiert, bis alles für alle perfekt passte.

Eine neue, marktgerechte Prozesslandschaft.

Die Entscheidung des Kunden, alles anzuschauen und selbstkritisch zu hinterfragen, hat sich gelohnt. Die konstruktive Herangehensweise und die umfassende Arbeit von JLL haben sich ausgezahlt. Die neue Prozesslandschaft sowie mehr als 50 Prozesse wurden Kunden-intern freigegeben. Aktuell befinden sie sich in der Implementierung: Eine neue marktgerechte Prozesslandschaft, die auch außerhalb des Hauptsitzes große Zustimmung findet.