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Gute Kommunikation und Steuerung führen Großprojekte zum Erfolg

Mit einer Stärkung des Projektmanagements ließen sich viele der Pannenserien vermeiden, die es hierzulande immer wieder bei großen Bauprojekten gibt.

23. Juni 2020

Der Berliner BER ist sicher das prominenteste Beispiel für schlecht laufende Großprojekte, aber im Süden etwa warten die Schweizer verärgert auf die deutsche Pflichterfüllung rund um die gemeinsamen Tunnelprojekte. Und im Kleineren gibt es immer wieder die ein oder andere „Geisterbrücke“ und weitere Planungspannen zu bestaunen. Was ist eigentlich los im Land der Ingenieure und Planer? Warum gibt es solche Pannenserien bei größeren Bauprojekten?

„Wirklich ganz selten sind fehlende fachliche Kompetenzen Ursache für schwerwiegende Probleme, fast immer hakt es dabei in der Kommunikation. Nötig wäre eine gute, ergebnisorientierte Projektsteuerung, die alle Beteiligten mitnimmt“, erklärt Torben Semmler, JLL Director Project & Development Services. Und das trifft seiner Erfahrung nach viel häufiger zu, als es die Öffentlichkeit wahrnimmt. Schließlich steht nicht jedes größere Bauvorhaben derart im Fokus wie kommunale oder gar nationale Prestigeprojekte.

Fast jede Projektentwicklung ist komplex

Allen Bauprojekten gemein ist die Beteiligung zahlreicher Verantwortlicher. Und damit ein gewaltiger Koordinationsaufwand, über Monate oder gar Jahre hinweg. Selbst bei vergleichsweise kleinen Projekten ist so etwas ohne zentrale Steuerung und Schnittstellenmanagement nur schwer zu leisten. Neben der Größe erhöhen andere Aspekte die Komplexität: So sind Arbeiten im Bereich Altbau oft vergleichsweise schwierig. Das gilt noch mehr für technisch anspruchsvolle Immobilien wie Datacenter oder manche Forschungseinrichtungen.

Eines ist all diesen Projekten gemein: Sie benötigen gut strukturierte Kommunikationsverfahren, Qualitätsprozesse und Zeitpläne. Aber bei Großbauprojekten fallen Mängel deutlich schwerer ins Gewicht. Schon vermeintlich kleine Unwägbarkeiten skalieren sich schnell zu großen Problemen. Ein Projektmanager muss daher von Beginn an die Zielsetzung, das Budget und den Zeitrahmen eines Projekts verstehen und die Kommunikation entlang dieser Vorgaben steuern. „Heute erleichtern digitale Hilfsmittel zwar die Planung und Steuerung, aber das wichtigste Element erfolgreicher Projektverläufe können sie uns nicht abnehmen: miteinander zu sprechen“, bekräftigt Christoph Merten, JLL Lead Project & Development Services Region Central.

Zeitmanagement ist ebenso eine Kerndisziplin für den erfolgreichen Abschluss. Zwar sind die Zeitpläne am Bau auch den ausführenden Gewerken bewusst, sie konzentrieren sich dabei aber stark auf ihre eigenen Abläufe. Man kann von ihnen also schwerlich erwarten, übergreifende Ineffizienzen zu erkennen und zu beheben.

Fachleute müssen sich auf ihre Aufgaben konzentrieren können

Je mehr sich die Fachplaner, Architekten und Ausführende um administrative Abläufe kümmern müssen, umso weniger Ressourcen bleiben für ihre eigentlichen Aufgaben. Eine übergeordnete Projektsteuerung nimmt ihnen den gewaltigen Koordinationsaufwand ab, alle können sich darauf konzentrieren, was sie am besten können.

Um Baurisiken zu minimieren, sollte schon bei der Formulierung der Projektidee ein erfahrener Koordinator hinzugezogen werden. Nicht selten zeichnen sich in dieser Phase schon spätere Probleme ab, die Auftraggeber nicht immer absehen können – und die mitunter sogar den Verzicht auf das Projekt rechtfertigen. „Solche Nachrichten überbringt natürlich kein Projektmanager gerne, aber was ist die Alternative? Ein großes Vorhaben starten, das schon von Beginn an zum Scheitern verurteilt ist?“, gibt Semmler zu bedenken.

Sinnvoller ist sicher, Energie und Ressourcen stattdessen in umsetzbare Projekte zu stecken. Oder Vorhaben entsprechend ihrer Umsetzbarkeit anzupassen. Dann gilt es, alle Beteiligte ins Boot zu holen. Gerade bei großen Bauvorhaben gehört dazu immer die Bevölkerung. Gegen den Widerstand von Anwohnern und ansässigen Interessengruppen sind Großprojekte heute kaum noch durchzusetzen. Frühzeitig kommunizieren, für Verständnis werben, die Vorteile verständlich machen und dabei die Sorgen der anderen Parteien ernstnehmen, so schafft man Akzeptanz.

Christoph Merten
Team Project & Development Services Region Central
Torben Semmler
Director Project & Development Services