Wer braucht denn schon Büros?

Keine Staus. Keine vollen Aufzüge. Und der Kaffee schmeckt zu Hause eh besser. Also wofür noch ins Büro? Gerade nachdem der Lockdown gezeigt hat, dass es auch ohne geht. Die Möglichkeit, von zu Hause zu arbeiten, ist gerade für diejenigen Mitarbeiter, die das im Lockdown erstmals durften, ein massiver Motivationsschub. Manche können sich schon gar nichts anderes mehr vorstellen. Und zahlreiche aktuelle Umfragen bei Firmenlenkern verschiedenster Branchen bestätigen, dass Remote Working stärker ausgebaut werden soll. Viele befragte Firmen gaben zudem an, gleichzeitig auch eine Reduzierung der vorhandenen Büroflächen zu planen. 

„Wer aktuell den Bürobetrieb wieder aufnimmt oder auch konkret über einen Umzug nachdenkt, muss Entscheidungen treffen“, sagt Stephan Leimbach, Head of Office Leasing. „Und da spüren wir schon, dass erste Schritte in Richtung Flächenreduktion gemacht werden. Aber nicht so radikal, wie es mancherorts angekündigt wurde. Wer konkret plant, sich zu verkleinern, kann dies z.b. über eine Untervermietung machen. Diese hat aber oft ihre Tücken. Eine Rückgabe von Flächen oder Teilflächen an den Vermieter ist verhandelbar, wenn es Nachfrage nach diesen Flächen gibt und eine schnelle und sichere Nachvermietung möglich ist. Das ist vor allem bei Altverträgen in boomenden Märkten der Fall.  Dort liegt die Marktmiete mittlerweile weit über der aktuell gezahlten Miete. Der Vermieter kann bei einer Nachvermietung deutliche Mietsteigerungen realisieren und ist im Vorfeld entsprechend offen für Rückgabe-Verhandlungen.“

Aber lohnen sich die Flächenreduzierungen jetzt auch wirklich oder sollte man die allgemeine Entwicklung erst einmal abwarten? „Unternehmen sollten im ersten Schritt immer eine gründliche Analyse des eigenen zukünftigen Bedarfs vornehmen“, so Leimbach. „Das umfasst die Art der Arbeit und ihre Prozessabläufe, die verschiedenen Arbeitsstile sowie den technologischen und kulturellen Rahmen. Wer jetzt einen Mietvertrag verhandelt, sollte ein hohes Maß an Flexibilität hineinverhandeln. Ansonsten würde ich jetzt nichts übers Knie brechen.“

Denn die Euphorie der Idee, dass man – mit dem Lockdown als Blaupause – jetzt so viele Bürobeschäftigte wie möglich zu Home Officern machen, und auf diese Weise einen Großteil der Büro-Quadratmeter und somit Geld sparen kann, könnte bald der nicht sonderlich spannenden aber nicht weniger wichtigen Erkenntnis weichen, dass Arbeitskonzepte unbedingt ausbalanciert konzeptioniert sein müssen. Und das aus verschiedenen Gründen, die die reine Kostenbetrachtung in ihrer Bedeutung weit übersteigen. Die Arbeitsproduktivität wird nicht bei allen Branchen, Unternehmen, Abteilungen und Mitarbeitern bei dauerhaftem Home-Office dauerhaft gleich hoch bleiben. Bei einigen ist sie im Büro höher, bei anderen zu Hause, aber die meisten brauchen eine gesunde Mischung aus konzentriertem Arbeiten im Home-Office ohne stressiges Pendeln an einigen Tagen der Woche, und dem Arbeiten im Büro mit seiner (hoffentlich angenehm und anregend gestalteten) Atmosphäre, seinem „Flair“, dem geschäftigen Treiben, der unterstützenden Ausstattung und Technik, sowie dem Austausch und Plausch mit den Kollegen. Auch werden viele Unternehmen feststellen, dass der formelle und informelle Austausch, sowie das Zugehörigkeitsgefühl und die Unternehmenskultur, nicht komplett digitalisiert werden können. Wenn das Büro mit Blick auf Kosteneinsparungen möglichst abgeschafft werden soll, dann werden sich die Mitarbeiter im Dauer-Home-Office irgendwann wie Freelancer fühlen, und die Loyalität dem eigenen Unternehmen gegenüber wird abnehmen. 

Mit einem ausbalancierten Arbeitskonzept, das Büroarbeit und Home-Office vor dem Hintergrund der individuellen Unternehmensanforderungen in Einklang bringt, lassen sich viele Anforderungen umsetzen: Kosten werden optimiert, Motivation und Produktivität der Mitarbeiter werden maximal unterstützt, der so wichtige informelle Austausch zwischen den Kollegen wird erleichtert, und die Unternehmenskultur kann einfacher „gelebt“ werden.

„Ein Mehr an Home Office muss deshalb auch nicht immer mit einem reduzierten Flächenbedarf gleichgesetzt werden“, sagt Stephan Leimbach. „Wenn die Menschen seltener ins Büro kommen, muss es anders gestaltet sein als heute. Beispielsweise braucht es mehr Flächen für Zusammenarbeit und informellen Austausch, dafür weniger Raum für konzentrierte Einzelarbeit. Pro Arbeitsplatz wird die Quadratmeterzahl dadurch steigen. “

„Wie sich all das tatsächlich auf die künftige Nachfrage auf dem Büroflächenmarkt auswirken wird, ist aktuell noch schwer abzuschätzen“, so Leimbach weiter. „Wie sehr wird sich Remote Working durchsetzen? Nutzen die Unternehmen mögliche Einsparungen aus der Flächenreduzierung, um an einen höherwertigen Standort zu ziehen? Werden sich Flex-Offices am Stadtrand oder in den Speckgürteln als Alternative zum Home Office etablieren? Und wird der Wunsch nach mehr Abstand bestehen bleiben, wenn Covid-19 keine Gefahr mehr darstellt? All das wird die Büronachfrage verändern, aber nicht beenden.“

Fazit: Es geht nicht ohne, aber es geht mit weniger Büro. Das muss dann jedoch hochqualitativ konzipiert sein - vom Standort über das Gebäude bis zu den Flächen und den Arbeitskonzepten. Einzig die Liste der verschwundenen Dinge kann ohne das Büro auskommen. 

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