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Arbeitsplatz-Apps für das Büro nach Corona

Covid-19 lässt uns keine Wahl: Das Büro als Ort und die Bürokultur stehen auf dem Prüfstand. Apps und digitale Lösungen für den Arbeitsplatz tragen den Wandel entscheidend mit.

11. November 2020

In die Büros kehrt nun langsam Leben zurück. Gleichzeitig wird Arbeitsplatz-Software weiterentwickelt, mit neuen Funktionen, die den Schwerpunkt auf Gesundheit und Sicherheit legen.

Viele dieser Apps unterstützen bereits eine Reihe regulärer Aufgaben, die im Büroalltag anfallen. So lässt sich etwa ein Besprechungsraum buchen oder ein freier Schreibtisch finden. Aber angesichts der Einschränkungen, die Corona mit sich bringt, wird ihr Leistungsumfang ausgebaut.

Das betrifft zum Beispiel die App Safe Distance, die von Smart Citti und Wrld3D entwickelt wurde. Sie erstellt eine 3D-Karte des Büros und markiert, wo sich aktuell Mitarbeiter aufhalten. Das zeigt stark besuchte Bereiche, Beschäftigte können sich also gegebenenfalls dafür entscheiden, Gemeinschaftsflächen erst aufzusuchen, wenn sie weniger frequentiert sind.

Die Beraterfirma PwC testet in ihren Shanghai-Büros gerade eine mobile App, die ihre Beschäftigten über GPS-Signale trackt. Infiziert sich jemand mit dem Corona-Virus, kann die Personalabteilung Kontaktpersonen ermitteln und informieren.

„Im Kontext der Covid-19-Pandemie steigt die Nachfrage nach digitalen Lösungen, um Mitarbeitern ein sicheres Arbeitsumfeld bieten zu können, damit sie sich zurück ins Büro trauen“, erklärt Mark Caskey, EMEA CEO für Corporate Solutions bei JLL.

Andere Apps helfen, das neue Büroumfeld möglichst kontaktlos zu gestalten, etwa durch Nahfeldkommunikation statt Schlüsselkarten für den Gebäudezutritt, die Aufzugnutzung über das Smartphone oder durch bargeldlosen Kantinenbetrieb. Und natürlich gibt es die Chat- und Video-Apps, die seit Covid-19 bei der Nachfrage wahre Höhenflüge verzeichnen.

„Schon vor Covid-19 lag es im Trend, die Mitarbeiter und die Abläufe im Büro durch verschiedenste Apps zu unterstützen, aber jetzt sind Apps geschäftskritischer als je zuvor“, versichert Jean Walbaum, Smart Office Director bei JLL. Er schätzt, dass in 5 bis 10 Prozent er Unternehmen derzeit erfolgreich Arbeitsplatz-Apps im Einsatz sind.

Unterstützung der Beschäftigten als Community

Bei den Apps geht es nicht allein um die praktische Organisation des Büroalltags: Ihre Aufgabe sollte es sein, die Mitarbeiter zu einer Community zusammenwachsen zu lassen, Unternehmenskultur und -werte zu stärken, die Produktivität zu steigern und das Zugehörigkeitsgefühl und den Einsatz der Mitarbeiter zu fördern.

Remote Working gehört vielerorts zur neuen Normalität und so sitzen die Beschäftigten nun mehr denn je geografisch zerstreut und sind isolierter als zuvor. Laut Walbaum besteht die Herausforderung darin, fernab des Büros das Gefühl der Teamzugehörigkeit zu stärken.

„Welche Kultur ein Unternehmen pflegt, gibt bei der Gewinnung optimal qualifizierter Mitarbeiter und bei der Frage, wie man diese hält, neuerdings durchaus den Ausschlag. Dabei haben Apps definitiv den Vorteil, dass sie die Kommunikationskanäle offenhalten und die Beziehung zwischen Arbeitgeber und Beschäftigten stärken“, so Walbaum.

Wie erfolgreich die Implementierung einer App verläuft, hängt von der vorhandenen technischen Infrastruktur ab.

„Die App selbst ist nur das letzte Puzzlestück. In ihr laufen die vielen Tools zusammen, die zum einen die Verwaltungsabläufe im Büro unterstützen, zum anderen dort aber auch die Gesundheit und das Wohlergehen sicherstellen“, erklärt Walbaum.

Das heißt, dass die verschiedenen Abteilungen und Aufgaben – von der Raumbuchung bis zur Anmeldung von Ausstattungsbedarf – vollständig integriert sein müssen.

Verbesserte Kommunikation

Corona liefert gute Gründe für dichtere Begleitung der Beschäftigten. Das hebelt jedoch den Datenschutz nicht aus.

„Datenschutz ist weiterhin wichtig. Allerdings erlaubt die Coronakrise vielleicht eine neue Sicht der Dinge. Manche erkennen nun, dass es gegebenenfalls zum Vorteil der eigenen Gesundheit ist, wenn sie ihre Daten an das Unternehmen weitergeben, für das sie arbeiten. Das Tabu bricht auf“, beobachtet Walbaum. „Im Gegenzug entsteht ein Kommunikationskanal, der aktuellste Informationen liefert, unabhängig vom Standort.“

Die Unternehmen müssen sich dynamisch an die Regeln anpassen, die für die Arbeitswelt in der Zeit nach dem Lockdown gelten, und manche Mitarbeiter kehren eventuell mit einem Gefühl der Unsicherheit ins Büro zurück. Hier dürfte eine engere Interaktion tatsächlich im beidseitigen Interesse sein– auch, da sich so schneller identifizieren lässt, welche Maßnahmen funktionieren und welche nicht.
„Ganz unabhängig von der Größe: Jedes Unternehmen muss dafür sorgen, dass seine Apps die Arbeitsstätte und die dort Beschäftigten eng miteinander verknüpfen“, so Walbaum.

Für die Welt nach der Pandemie ist das sogar noch wichtiger. Caskey ist davon überzeugt, dass sich durch die technologische Weiterentwicklung und die Nutzung von Apps im Büroumfeld sowohl die Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz als auch die Mitarbeitererfahrung verbessern werden.

„Covid-19 hat auf dem Gebiet der digitalen Bürolösungen einen echten Entwicklungsschub bewirkt“, erklärt er. „Wir werden in Zukunft die flächendeckende Einführung erleben. Das Potenzial ist riesig.“