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Fit-Out: Was die Bürogestaltung in der neuen Arbeitswelt kostet

Bei den Kosten für das Fit-Out von Büros machen sich neue Flächenkonzepte und gestiegene Entwicklerpreise bemerkbar.

12. November 2019

Im War for Talent wird mittlerweile mit scharfen Waffen gekämpft – nicht zuletzt mit einem zeitgemäßen Fit-Out für die Büroflächen. Gerade wenn es um junge Menschen mit hochgefragten Qualifikationen geht, scheint vielen Unternehmen nichts zu teuer zu sein. Neben angemessener Bezahlung und der viel gerühmten Work Life-Balance ist es der Arbeitsplatz selbst, dem eine wachsende Bedeutung zukommt.

Gut erreichbar muss das Büro sein, am besten in einem guten, lebendigen Stadtviertel. Aber auch die Innenräume geraten in den Blick. „Amenities“ heißt das Zauberwort, mit dem junge Talente hier geködert werden. Lounges, Begegnungsräume, Erholungsflächen, wer die ganz großen Karten spielt, bietet auch Fitnessräume und Unterhaltungsoptionen. Das angegraute Büro mit den angegilbten Familien- und Haustierfotos auf monströsen Schreibtischungeheuern mag niemand mehr so recht. Und flexibel soll es sein, häufiger Wechsel von Tätigkeiten und Arbeitsorten.

Vor allem Baukosten verteuern Fit-Out

Auf dem Preisniveau einer staubigen Amtsstube ist das natürlich nicht zu bekommen. Entsprechend haben sich auch die Fit-Out-Kosten für Büroflächen verteuert. Und zwar deutlich, wie sich am Beispiel Berlin zeigen lässt: Lag der Preis für den Quadratmeter im Central Business District (CBD) 2017 noch bei durchschnittlich 860 Euro, zahlt man im Jahr 2019 bereits stolze 1338 Euro. Und das ohne Kosten für die Möblierung. Preistreiber ist neben den veränderten Qualitätsansprüchen der allgemeine Trend in der Baubranche und verwandten Gewerken. Die Nachfrage übersteigt aktuell bei weitem die Kapazitäten, was die Dienstleister merklich verteuert.

Da der größte Teil der Kosten bei baulichen Arbeiten anfällt, in Berlin sind es zum Beispiel 56 Prozent, macht sich gerade das Preisniveau der Branche besonders bei den Gesamtkosten bemerkbar. An Position zwei des Kostenrankings steht das Mobiliar mit 22 Prozent, dicht gefolgt von den Kosten für die IT-Ausstattung der Büros. Auch so zeigt sich die Digitalisierung: Mittlerweile zahlen Unternehmen bei den Fit-Out-Kosten allein ein Fünftel nur für die technische Ausstattung. Honorare (etwa für Design oder Projektmanagement) fallen dagegen mit nur 7 Prozent ins Gewicht.

Über die Flächenwünsche von Unternehmen und die aktuellen Fit Out-Trends sprechen wir mit unseren Spezialisten bei JLL: Andreas Bussas, Head of Corporate Solutions Germany, Stefanie Eisenbarth, Team Leader Workplace Strategy, und Martin Hofmann, Head of Project & Development Services Germany.

Die Kosten für Bauarbeiten stellen den Löwenanteil beim Fit-Out. Gibt es hier Sparpotenziale für Unternehmen?

Hofmann: Ja, mit einer frühzeitigen Planung lassen sich oft erhebliche Kosten einsparen. Das Problem, das wir immer wieder erleben: Unternehmen mieten eine beliebige Fläche in gewünschter Größe an und beginnen dann, sie nach ihren Vorstellungen umzubauen. Je weiter der Ausgangszustand von den Wunschzielen entfernt ist, umso umfangreicher werden dann natürlich auch die Bauarbeiten. Und damit die Kosten, zum Teil ganz gewaltig.

Sinnvoller wäre, sich vor der Flächensuche Gedanken über das neue Arbeits- und Raumkonzept zu machen, frühzeitig auch schon mit professioneller Beratung. Erst dann macht es Sinn, sich neue Räumlichkeiten anzuschauen, die schon möglichst gut der eigenen Vorstellung entsprechen sollten. Beim derzeitigen Flächenmarkt ist das natürlich eine Herausforderung. Die meisten Unternehmen sind froh, überhaupt neue Geschäftsräume zu finden. Wer allerdings gezwungen ist, aus der Entwicklung heraus anzumieten, kann das auch als Chance begreifen und sich frühzeitig in die Flächengestaltung einbringen, in Zusammenarbeit mit dem Eigentümer.

Ganz generell müssen sich Unternehmen im Klaren darüber sein, dass es beim Bauen drei Komponenten gibt, die direkt in Beziehung stehen: Kosten, Termine und Qualität. Möchte man die Variable Kosten reduzieren, geht dies nur durch Abstriche bei der Qualität oder Verlängerung der Terminschiene. Dennoch an der Qualität oder den Terminen festzuhalten zu wollen, führt zwangsläufig zu neuen Projektherausforderungen.

Was ist überhaupt derzeit am Flächenmarkt gefragt? Wollen jetzt wirklich alle „Flex“ werden und ihre Arbeitswelten revolutionieren – oder ist das Thema auch ein stückweit überhypt?

Bussas: Flex Space ist ein wichtiger Baustein in der unternehmenseigenen Immobilienstrategie und wird zukünftig aus der Corporate-Welt nicht wegzudenken sein. Es gibt einen wachsenden Wunsch nach Flexibilität in den Konditionen, einer einfachen und vergleichsweise schnellen Anmietung ohne Ausbau, ohne Möbelbeschaffung und Betreiben der Fläche. Das bedeutet für konventionelle Angebote eine starke Konkurrenz. Zwar benötigten nicht alle Unternehmen flexible Arbeitsplätze, aber die überwiegende Mehrheit wird die Nutzung in den kommenden fünf Jahren deutlich erhöhen. Selbst wenn flexible Büroflächen künftig nur 5 bis 10 Prozent der Unternehmensportfolios stellen, reden wir hier von einem erheblichen Wachstumspotenzial.

Erlebt ihr auch Kunden mit Wünschen, die einfach nicht zur Unternehmenskultur oder den Tätigkeiten passen? Wie helft Ihr ihnen dann, ein besser passendes Fit-Out zu finden?

Eisenbarth: In der Regel haben unsere Kunden eine gewisse Vorstellung davon, wie ihr neues Büro auszusehen hat. Dabei fallen häufig Vergleiche mit der ihnen bekannten Flächengestaltung anderer Unternehmen. Da heißt es dann: Wir wollen so sein wie Firma xy - oder bewusst gerade nicht. An dieser Stelle muss man detailliert mit dem Kunden ins Gespräch gehen, um besser zu verstehen, welche Veränderung gewünscht ist: Was ist überhaupt machbar und wo braucht es Beständigkeit? Meist wird dann schnell klar, dass nur die augenscheinlich schönen Möbel eines anderen Unternehmens nicht zum eigenen Verständnis passen. Die individuelle und einzigartige Gestaltung der Marke im Raum, Branding, Signage und so weiter spielen eine große Rolle und tragen zum Selbstbild eines Unternehmens und seiner Mitarbeiter bei.

Welche Besonderheiten wünschen sich Unternehmen derzeit besonders in ihren neuen Flächen?

Eisenbarth: Im Moment ist immer noch der Trend zur Gemütlichkeit am deutlichsten zu spüren. Die Gestaltung und Möblierung der Büroflächen verfolgen eine Kombination von Arbeiten und Wohlfühlen. Der Fokus liegt dabei meist auf einem zentralen Ort, etwa einem Café oder einem Lounge-Bereich, an dem alle Mitarbeiter zusammenfinden können. Dabei sind technische Voraussetzungen entscheidend, die ein flexibles Arbeiten in der gesamten Fläche ermöglichen. Und natürlich müssen Raumstrukturen, Technologie und Fit-out die Prozesse unterstützen und den Charakter des Unternehmens widerspiegeln.

 Bussas: Die Trends zeigen, dass sich das moderne Büro auch 2019 neu erfunden hat. Es ist kreativer, digitaler und flexibler. Es muss mit den Veränderungen auf dem Arbeitsmarkt Schritt halten und effektives Arbeiten in einem ansprechenden Umfeld ermöglichen. Dabei gibt es nicht die eine Bürolösung. Die gewählte Arbeitsumgebung hängt nicht nur von den Organisationsstrukturen und Arbeitsprozessen ab, sondern wird auch maßgeblich von der Unternehmenskultur beeinflusst. Neben Open-Space-Büros und Multispace-Arbeitsumgebungen sind aber auch klassische geschlossene Bürostrukturen weiterhin gefragt – vor allem, wenn großer Wert auf Diskretion gelegt wird.

Könnt ihr euch an Fit-Out-Wünsche erinnern, die euch besonders überrascht oder beeindruckt haben?

Eisenbarth: Wirklich beeindruckt hat mich ein Kunde, der im Rahmen einer Kernsanierung sehr detailliert darauf geachtet hat, was wie eingebaut und verwendet wurde. Die Steine für den Boden stammten z.B. aus demselben Steinbruch wie die ursprünglich verlegten. Die Auswahl der Farben, Bodenbelege und Möbelkombinationen waren über vier Jahre lang auf einander abgestimmt worden. Und alles aus regionaler Produktion bzw. Herstellung.

Hofmann: Es gibt allerdings auch unschöne Überraschungen. Aus Nachhaltigkeitsgesichtspunkten ist es leider immer wieder erstaunlich und auch enttäuschend, wie wenig der Bestand bei einem Fit-Out in die Planungen einbezogen wird. In einem mir bekannten Fall wurde ein qualitativ sehr hochwertiger und neuer Bestand komplett ausgebaut und entsorgt. Der neue Mieter wollte seine Anforderungen an den Ausbau zu 100 % umgesetzt haben und war auch zu kleinen Abstrichen bei Übernahme des Bestands nicht bereit. Die mögliche Einsparung im siebenstelligen Bereich war für ihn kein gewichtiges Argument.

Martin Hofmann
Head of Project & Development Services Germany
Andreas Bussas
Head of Corporate Solutions Germany
Stefanie Eisenbarth
Team Leader Workplace Strategy Germany