Klare Kennzeichnung, motivierende Kommunikation: Rückkehr in den Büroalltag
Die Büroumgebung, in die Beschäftigte derzeit zurückkehren, ist vielfach eine ganz andere, als die sie vor Covid-19 verlassen haben. Für die Neuorientierung sind deutliche visuelle Hilfen gefragt – und mehr.
Schilder und Markierungen unterstützen die Rückkehrer in die Büros dabei, die neuen Distanzierungs- und Hygienepraktiken umzusetzen. Von der Kennzeichnung im Küchenbereich bis hin zu neuen Verfahren für die Benutzung von Aufzügen bieten Wände, Böden und Oberflächen jetzt eine Vielzahl von Anleitungen, um die Infektionsrisiken in den Büros zu minimieren.
Doch mit dem Bekleben von Tischen und laminierten Schildern an der Wand allein ist es noch nicht getan. Es gilt, die Mitarbeiter beim Einleben in die ungewohnte Umgebung zu unterstützen.
„Die Menschen haben in den vergangenen Wochen viele Beschränkungen erlebt. Sie jetzt mit einschüchternden Signalen zu konfrontieren ist sicher der falsche Weg. Gleichzeitig muss man aber sicherstellen, dass Hygieneregeln eingehalten werden. Hier ist also durchaus Fingerspitzengefühl gefragt. Man muss die Rückkehr in die Büros als Prozess eines Change Managements verstehen“, sagt Stefanie Eisenbarth, JLL Team Leader Workplace Strategy. Stil und Positionierung von visuellen Indikatoren sind dabei wichtige Faktoren. Die Tonalität muss klar sein, aber auch freundlich und animierend.
Kreative Trenner und Signale
Abstände zwischen Schreibtischen lassen sich noch vergleichsweise einfach festlegen. Komplexer ist die Neuordnung anderer Bereiche, etwa von Küchen und Pausenräumen, auch für die Beschäftigten. Sie müssen verstehen können, wie solche Räume jetzt genutzt werden.
Eine klare Beschilderung ist ein Muss, aber Unternehmen verfolgen auch eine kreative Nutzung von Möbeln und Begrünung, um Bereiche abzugrenzen und Anweisungen zu verstärken. „Pflanzen als Raumtrenner kommunizieren Abstandsregeln beispielsweise mit einer weit positiveren Atmosphäre als weitere Trennwände“, so Eisenbarth.
Kurzfristig anpassen, langfristig planen
In den vergangenen Jahren haben viele Unternehmen in die Gestaltung eines Arbeitsplatzes investiert, der ihre Marke widerspiegelt und der die Tätigkeit ihrer Mitarbeiter bestmöglich unterstützen soll. Verständlich, dass sie darauf auch in der neuen Realität der Arbeitswelt nicht verzichten wollen.
„Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre langfristigen Flächenstrategien jetzt mit kurzfristig notwendigen Maßnahmen unter ein Dach zu bekommen. Und das vor dem Hintergrund des derzeitigen Kostendrucks“, verdeutlicht Eisenbarth. Die Anpassung der Büroflächen kann also in den wenigsten Fällen ein Konzept von der Stange sein. Vor allem dann, wenn man langfristig über Beschilderung und Co. hinausdenken will.
Und selbst die aktuellen, kurzfristigen Maßnahmen sind immer wieder an neue Gegebenheiten anzupassen. Immer mehr Menschen kehren Stück für Stück in die Büros zurück und machen sich mit den neuen Strukturen vertraut. Das erfordert gegebenenfalls eine Justierung der Kennzeichnung und Verhaltensregeln.
Kommunikation lokal ausrichten
Anpassung ist auch das Stichwort für Unternehmen mit verschiedenen Standorten. So ist etwa bei multinationalen Unternehmen nicht selbstverständlich, dass Konzepte, die sich in einem Land bewähren, auch in nächsten funktionieren. Aber die Bürokultur kann sich selbst zwischen mehreren nationalen Standorten deutlich unterscheiden, ebenso wie natürlich die örtlichen Gegebenheiten.
Eine auf den Standort zugeschnittene Kommunikation mit den Mitarbeitern vor Eintritt ist also unerlässlich. Entsprechend sind Maßnahmen wie Online-Informationspakete ebenso entscheidend wie die Beschilderung im Büro.
„Die Beschäftigen müssen begreifen können, dass alle Einschränkungen und Regeln letztlich ihrem eigenen Schutz dienen. Dann sind sie in der Regel auch bereit und motiviert dazu, den eingeschlagenen Weg in den neuen Büroalltag mitzugehen“, ermutigt Eisenbarth.
