Flexible Office Space ist wichtige Säule der neuen Arbeitswelt

Foto: Design Offices

Remote work in all seinen Varianten ist seit etwa zwei Jahren für viele Unternehmen weniger eine Ausnahme als ein etabliertes Beschäftigungskonzept: Permanente Anwesenheit am Arbeitsplatz wird abgelöst von hybriden Formen aus Homeoffice, Remote Work, Work from Anywhere oder dem immer beliebteren Hub-and-Club-Ansatz, bei dem die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ihre Arbeitszeit zwischen einem zentralen Büro und kleineren, flexiblen Standorten in der Nähe ihres Wohnorts aufteilen können.

Doch welche Auswirkungen hat diese allgemeine Entwicklung auf das eigene Büro und dessen Nutzung? Gibt es weitere Entwicklungen, die den Flächenbedarf eines Unternehmens beeinflussen wie die gesamtwirtschaftliche Lage, gesetzliche Rahmenbedingungen oder Innovationen? Unternehmen stehen nun vor der Herausforderung, darauf optimal und vorausschauend zu reagieren.

Unternehmen müssen sich zunächst einmal fragen, welchen Zweck das konventionelle Büro für sie erfüllt, ob die verfügbare Fläche effizient genutzt wird und wie viele Schreibtische regelmäßig leer bleiben? Wann und in welche Richtung verändern sich die Rahmenbedingungen − und was bedeutet das für ein Unternehmen „unterm Strich“? Sie müssen schlichtweg rechnen. Stehen Mietkosten und eine langfristige Vertragslaufzeit/-bindung noch im Verhältnis zum tatsächlichen Flächenbedarf? Wie lange kann oder möchte sich das Unternehmen leere Schreibtische leisten. Doch langfristige Immobilienbedarfe exakt vorherzusagen, bleibt in diesen Zeiten für viele Unternehmen nahezu unmöglich.

Über Flex Space-Anmietungen Planungsunsicherheit abfedern

Hier verspricht Flexibilität eine entscheidende Stellschraube langfristiger Immobilienstrategien für die Nutzer zu werden. Flex Space-Lösungen bieten verschiedene Optionen und können so Unsicherheiten abfedern: Zu flexiblen Konditionen werden Büroarbeitsplätze von einem Flexible Office-Betreiber angemietet, der die vorhandene Büroinfrastruktur und gegebenenfalls weitere Dienstleistungen pauschal zur Nutzung bereitstellt, ohne dass ein klassischer, langfristiger Mietvertrag abgeschlossen werden muss. Laut einer von JLL durchgeführten Büronutzerumfrage erwarten bereits 41 Prozent der Mieter eine verstärkte Nutzung von Flex Space als Teil ihrer Arbeitsplatzstrategie (Quelle: JLL 2021 Nutzerumfrage; N=1.063).

Unternehmen sind mehr denn je gut darin beraten, ihre traditionellen, oft langfristigen Büromietverträge zu prüfen, ihre Immobilienstrategie zu überdenken und für die Zukunft flexiblere Mietkonditionen einzufordern, z. B. Erweiterungs-, Verkleinerungs- und Kündigungsoptionen sowie kurze Laufzeiten – dies am besten in Ergänzung der Büroarbeitsplätze durch Flex Space.

„Doch Flex Space kann das klassische Büro für Unternehmen nicht ersetzen. Aber es gibt gute Gründe, warum Nutzer Flex Space ergänzend einplanen sollten“, rät Andree Scherer, Leader Flex Germany bei JLL, „dazu zählen die kurzfristige Verfügbarkeit der Arbeitsplätze, die unkomplizierte Anmietung, hohe Flexibilität bei der Laufzeit der Abonnements, eine optimale Kostenkontrolle sowie ein Mehrwert im Wettbewerb um die besten Talente.“ Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Agilität: Deckung des kurzfristigen Bedarfs an Arbeitsplätzen
  

Wenn ein Unternehmen aus seinen gemieteten Büroflächen herauswächst, lässt sich nur schwer voraussagen, ob diese Entwicklung langfristig anhält und eine Anpassung der Geschäfts- oder Immobilienstrategie nötig wird. Mit der Zumietung flexibler Räume oder Arbeitsplätze kann ein Unternehmen Zeit gewinnen, um Entwicklungen zu beobachten, bevor es neue, längerfristige Büromietverträge abschließt.

• Optimale Kontrolle der Kosten und Ausgaben
  

In jedem Unternehmen können die Einnahmen schwanken – ein echtes Problem bei der Ausgestaltung von Mietverträgen. Flexible Büroräume bieten eine bedarfsgerechtere Lösung, da sie ohne Investitionsausgaben sofort bezugsfertig sind, wenn das Geschäft boomt, und unkompliziert reduziert werden können, falls die Mittel knapp werden. Für einen gewissen Zeitraum stellen sie sogar die kostengünstigere Option dar.

• Förderung einer flexiblen Kultur der Zusammenarbeit

Auch wenn viele Unternehmen bereits verschiedene digitale/hybride (virtuell) Arbeitsmodelle unterstützen, brauchen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer die Möglichkeit zur persönlichen Interaktion. Flexible Räume unterstützen hybride Arbeitsmodelle und bieten den Mitarbeitenden neben dem Büro inspirierende Orte, an denen sie bei Bedarf arbeiten − und sich vernetzen − können. So schaffen Unternehmen zusätzlichen Raum für Innovation und Zusammenarbeit.

• Steigerung der Attraktivität des Unternehmens im Wettbewerb um die besten Talente

In einer Zeit, in der Unternehmen um die besten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter konkurrieren, kann Flex Space helfen, sich von der Masse abzuheben – mit inspirierenden, modern ausgestatteten Büros und hervorragend angebundenen Standorten. Da Flex Space-Anmietungen geringe Anlaufkosten und Verpflichtungen mit sich bringen, ermöglichen sie zudem eine risikoarme Expansion in neue Märkte oder den Umzug in eine Region, in der sich die erforderlichen Talente befinden.

 „Wir gehen davon aus, dass flexible Räume für Unternehmen jeder Größe auch in Zukunft einen hohen Wert haben werden, − gerade in Phasen, in denen unternehmerische Herausforderungen zu bewältigen sind und das Unternehmen veränderten Ansprüchen seiner Mitarbeitenden gerecht werden muss“, bekräftigt Andree Scherer.