Büroumgestaltung: Arbeitsplätze, die den Bedürfnissen der Mitarbeitenden entsprechen

Um den unterschiedlichen Bedürfnissen ihrer Mitarbeitenden bei der Rückkehr ins Büro gerecht zu werden, setzen Unternehmen vermehrt auf eine vielfältigere Raumgestaltung. Diese umfasst nicht nur offene und kollaborative Arbeitsbereiche, sondern auch spezielle Zonen für ruhiges und konzentriertes Arbeiten. Solche maßgeschneiderten Bereiche tragen dazu bei, den individuellen Anforderungen der Mitarbeitenden besser zu entsprechen und ein produktiveres Arbeitsumfeld zu schaffen.

„Oft sind die benötigten Arbeitsumgebungen bereits im Büro vorhanden. Aber die Art und Weise, wie sie verteilt und genutzt werden, macht den Unterschied", erklärt Portellano. „Mithilfe von Daten können wir die Bedürfnisse der Mitarbeitenden antizipieren und genau die Arbeitsbedingungen schaffen, die sie benötigen."

Ein Beispiel dafür ist die Einrichtung kleinerer, nicht buchbarer Konferenzräume mit Richtlinien zur Vermeidung von Überbelegung. Durch bestimmte Anreize könnte ihre Nutzung zu bestimmten Zeiten gefördert oder reduziert werden.

„Mit Nutzungsdaten und Erkennungsmustern wird die Veränderung und Optimierung eines Raumes deutlich einfacher", sagt Portellano. „Durch den Einsatz prädiktiver KI-Analysen, Echtzeit-Sensordaten und personalisierter Arbeitsplatzempfehlungen schaffen wir Büroumgebungen, die den tatsächlichen Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht werden und ihre Leistung steigern."

Diese Ansätze stimmen mit den Ergebnissen einer langjährigen JLL-Studie überein, die zeigt, dass die Produktivität steigt, wenn Angestellte mehr Kontrolle über ihre Arbeitsumgebung haben – dazu gehören die Wahl des Arbeitsbereichs, Privatsphäre und der Zugang zu fokussierten Arbeitsbereichen.

Die Arbeitsumgebung optimieren

Ohne aussagekräftige Daten zur Raumnutzung laufen Unternehmen Gefahr, entweder unzureichend genutzte oder überfüllte Arbeitsbereiche zu schaffen. „Wir dürfen nicht in die Falle tappen und zu viele Variationen von Arbeitsräumen einführen, die entweder unpraktisch oder schlicht unnötig für die Aufgaben sind", warnt Portellano.

Die beste Lösung liegt in der Maximierung von räumlicher Flexibilität und Modularität durch die Schaffung multifunktionaler Räume, die mehrere Funktionen erfüllen können.

Ein gängiges Beispiel sind Aufenthaltsbereiche, die gleichzeitig als als Kollaborationsbereiche für Ad-hoc-Besprechungen, Veranstaltungen oder Freizeitbereiche genutzt werden können. „Unser Denken über Büroräume sollte sich nicht nur auf den klassischen klassischen "9-to-5-Workday" beschränken“, so Portellano. „Da man das ganze Jahr über rund um die Uhr Miete zahlt, sollte man die Räume so gestalten, dass sie vielfältige Funktionen erfüllen.“

Unternehmen mit großen Büros können die niedrige Belegung auch nutzen, um neue Layouts zu testen. Beispielsweise lassen sich durch Pop-up-Bereiche mit anpassbaren Möbeln – in Zusammenarbeit mit Designern und Lieferanten – einzigartige Erlebnisse in einer kontrollierten Umgebung schaffen.

Der Software-Gigant Salesforce hat in einigen Büros ein „Hoteling“-Konzept eingeführt und damit die Zahl der festen Arbeitsplätze reduziert. Mitarbeitende reservieren geteilte Arbeitsbereiche nach Bedarf, und nicht ausgelastete Bereiche können für andere Zwecke genutzt werden.

Trotz dieser Lösungen werden Unternehmen oft durch das Fehlen konkreter ROI-Metriken im Zusammenhang mit Arbeitsplatzverbesserungen gebremst, sagt Portellano. Viele verlassen sich weiterhin auf die 3-30-300-Regel, bei der die Fixkosten pro Quadratmeter für Nebenkosten, Miete und Gehaltsabrechnung zugewiesen werden. Dabei werden die Vorteile eines menschenzentrierten Designs, das Wohlbefinden und Produktivität steigert, oft übersehen.

Eine ganzheitliche Erfahrung

Sobald sie das Büro betreten, sehnen sich Mitarbeitende nach einer ganzheitlichen Erfahrung, bei der sich der Arbeitsbereich im Laufe des Tages an ihre Bedürfnisse als Angestellte und Individuen anpasst.

„Das Büro sollte ein Ort sein, der jede Art von Reibung vermeidet und die Werkzeuge und Umgebung bietet, die für Spitzenleistungen erforderlich sind“, erklärt Portellano. „Stellen Sie sich das Büro als ein Fitnessstudio für den Geist vor. Ein gut ausgestattetes Fitnessstudio mit Personal Trainern verbessert die körperliche Leistungsfähigkeit erheblich.“

Im asiatisch-pazifischen Raum, wo die Rückkehr ins Büro stabil ist, sind laut Portellano langfristige Entscheidungen zur Arbeitsplatzkonfiguration notwendig, um den neuen Anforderungen der Mitarbeitenden gerecht zu werden.

„Entscheidungen über mehr Fokus-Bereiche oder neu gestaltete Kollaborationsräume sollten auf Daten und Nutzererfahrungen basieren, nicht auf Branchenstandards oder Vermutungen", fasst Portellano zusammen."