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Neue Chancen bei der Rückkehr in den Büroalltag: „Es kann noch besser als vorher werden“

In vielen Unternehmen steht die Rückkehr ins Büro an, aber der Alltag wird nicht der gewohnte sein. Vielleicht ist es sogar der Anfang einer ganz neuen Arbeitswelt.

11. Mai 2020

Re-Entry heißt nicht, einfach nur wieder im Büro zu arbeiten. Es geht um neue Regelungen, neue Arbeitsweisen, eine neue Unternehmenskultur und einen neuen, flexibleren Weg in die Zukunft. Stefanie Eisenbarth, Teamleader Workplace Strategy, über die große Chance, sich jetzt neu zu erfinden und räumlich wie kulturell weiterzuentwickeln.

Für einige jetzt, für viele ganz bald: Es geht wieder los. Wie können Unternehmen jetzt sicher sein, alles richtig und regelkonform zu machen beim Wiedereinzug ins Büro?

Letztendlich gibt es kein allgemein gültiges und in Stein gemeißeltes Wiedereinzugskonzept, an das sich Unternehmen jetzt starr halten müssen. So individuell wie die Geschäftsmodelle sind auch die räumlichen Voraussetzungen und die bisherigen Arbeitsweisen. Großraum oder Einzelbüros, selbstverständliches Remote Working oder Anwesenheitspflicht, Kundenkontakt im Büro oder Arbeiten unter sich – je nach Situation variieren jetzt auch die konkreten Maßnahmen. Natürlich gelten gewisse Regelungen für alle und setzen den Rahmen für die einzelnen Re-Entry-Konzepte.

Das Bundesarbeitsministerium hat im April Arbeitsschutzstandards erlassen, an denen sich Arbeitgeber orientieren können – diese reichen vom Bereitstellen von Desinfektionsmitteln über die Umgestaltung von Arbeitsplätzen bis hin zu Zeitplänen für versetzte Arbeitszeiten. Ganz oben steht die Abstandsregel von 1,5 bis 2 Meter. Ob hierfür dann Leitsysteme abgeklebt, Trennwände aufgestellt, Aufzüge gesperrt oder Meeting-Räume vorübergehend geschlossen werden müssen, hängt dann von den jeweiligen Gegebenheiten im Gebäude ab.

Bei den Konzepten, die wir für unsere Kunden erstellen, gehen wir nach diesen Richtlinien vor und stimmen sie auf die individuelle Situation ab. Dazu gehört aber auch unbedingt die klare Kommunikation an die Mitarbeiter. Diese müssen wissen, was jetzt Sache ist. Wer, wann, wie an den Arbeitsplatz kommen kann. Welche Verhaltensregeln gelten. Und welche Bereiche betreten werden dürfen. Vor allem müssen die jeweiligen Erwartungshaltungen gemanagt werden. Auch dabei unterstützen wir gerne.

Warum sollte die Re-Entry-Strategie langfristig ausgelegt und geplant werden, wenn es doch eigentlich – sobald Lockerungen wirksam werden – so schnell wie möglich gehen sollte?

Für den Start braucht man natürlich ein wirksames Maßnahmenpaket, das schnell installiert und umgesetzt werden kann. Hier geht es vor allem darum, über strikte Regelungen kurzfristig sicheres Arbeiten mit dem notwendigen Abstand zu gewährleisten und Regeln für eventuellen Kundenkontakt aufzustellen, damit das Geschäft weiter- oder in vielen Fällen möglichst schnell wieder anlaufen kann. Das gilt aber nur für die erste Phase. Kommen neue Lockerungen hinzu, die auch das Miteinander im Büro betreffen, können Maßnahmen sukzessive zurückgenommen oder „aufgeweicht“ werden und zum Beispiel Teeküchen teilweise wieder öffnen oder unter gewissen Auflagen vorher praktiziertes Desk Sharing wieder möglich gemacht werden.

Damit das dann nicht mit neuem erheblichem Aufwand verbunden ist, muss es bereits im Vorfeld in die Planungen integriert werden. Und auch die Zeit nach der akuten Covid-19-Phase sollte man bereits jetzt mitdenken. Wie können wir uns langfristig flexibler und damit auch krisensicherer aufstellen? Das ist eine der zentralen Fragen, für die wir mit Blick auf die Büro- und Arbeitswelt bereits jetzt gemeinsam mit unseren Kunden Lösungen erarbeiten. Denn sicher ist, dass uns das Thema eine ganze Zeit lang begleiten wird.

 

Wird unser neues Arbeiten jetzt viel eingeschränkter sein als vorher? Wie sieht arbeiten nach Covid-19 aus?

Zunächst einmal natürlich ja. So lange Kontakteinschränkungen und Abstandsregeln gelten und notwendig sind, können Meetings, Gespräche mit Kunden und das kollegiale Miteinander nur eingeschränkt laufen. Und auch wenn aus Sicht der Gesetzgebung wieder „Normalität“ herrscht und Räume wieder in vollem Umfang genutzt werden können, werden Verantwortung für den anderen und angepasste Verhaltensweisen weiterhin bestehen bleiben. Genauso wie zum Beispiel auch mobile Trennwände oder strengere Hygienerichtlinien zum Arbeitsalltag nach Corona gehören könnten oder vielmehr werden.

In die Normalität, wie wir sie aus Vor-Corona-Zeiten kennen, kann es letztlich erst dann zurückgehen, wenn ein Impfstoff gefunden ist und der breiten Masse der Bevölkerung zur Verfügung steht. Die Frage hier ist aber bereits jetzt, ob man wirklich immer ins „alte Normal“ zurückkehren möchte oder sollte. Denn die aktuelle Phase eröffnet auch ganz neue Chancen für die eigene Arbeitswelt und ihre Gestaltung.

Welche Chancen sind das?

Spätestens jetzt ist es an der Zeit, die Digitalisierung – mit Blick auf die Büronutzung, Arbeitsweisen, aber auch mit prüfendem Blick auf Produkte und Geschäftsmodelle – entschlossener als bisher vorantreiben. Wo vorher entsprechende Budgets vielleicht noch kleiner bemessen waren, sprechen jetzt ganz neue Argumente für einen künftigen Schwerpunkt auf Digital Power. Das steigert – und das ist ja keine ganz neue Erkenntnis – die Zukunfts- und Konkurrenzfähigkeit in einem oft auch disruptiv anmutenden Marktumfeld. Die Erfahrungen der letzten Wochen liefern hier ganz neuen Auftrieb. Und geben den Mitarbeitern eine ganz neue Freiheit in der Kombination aus physischer und virtueller Anwesenheit.

In Unternehmen, wo das Geschäftsmodell Remote Working zulässt und dem bisher vor allem Einstellungen und Vorbehalte entgegenstanden, hat man jetzt gesehen, dass es geht, wenn Mitarbeiter verstärkt von anderen Orten aus arbeiten und sich ihre Zeit flexibler einteilen. Man sollte spätestens jetzt offener dafür werden, alte – und vielleicht auch eingefahrene – Arbeitsweisen zu hinterfragen und flexiblere und agilere Methoden in Betracht ziehen, ausprobieren und langfristig als Alternative aufnehmen. Denn gerade hier stecken viele Chancen für mehr Effektivität und Flexibilität, gerade auch für kommende Krisenzeiten. Und auch in Sachen Attraktivität für neue Mitarbeiter und Young Talents kann man mit einer moderneren Arbeitskultur nur gewinnen.

Die Voraussetzungen dafür müssen natürlich auch im Bürogebäude selbst geschaffen werden. Unternehmen können die Gelegenheit jetzt nutzen, um die vorhandenen IT-Strukturen zu verbessern und z.B. neue Raummodule für Videokonferenzen zu installieren. Das verbessert nicht nur nachhaltig und langfristig die Zusammenarbeit zwischen Kollegen, sondern auch mit Kunden oder erschließt gar ganz neue Kundengruppen. Damit verbunden können auch Reisetätigkeiten und Reisezeiten nachhaltiger eingesetzt werden. Oder denken wir an die Möglichkeiten von Smart Building Technologies. Sie können gerade jetzt einen Beitrag dazu leisten, das Gebäude sicherer zu machen und beispielsweise Anwesenheitszeiten und Raumbelegung zu tracken und ggf. anzupassen. Langfristig helfen sie dabei, das eigene Gebäude kosteneffektiver und energetisch nachhaltiger zu nutzen als bisher.

Man sieht – es kann jetzt sogar noch besser und dynamischer als vorher werden.

Stichwort Building – brauchen wir auch direkte Veränderungen am Gebäude? Muss sich auch die Immobilie selbst ans „Next Normal“ anpassen?

Selbstverständlich. Auf den ersten Blick sind das natürlich die sichtbaren inneren Gegebenheiten wie Möblierung, Gestaltung der Gemeinschaftsbereiche oder auch die konkrete Raumaufteilung. Es geht jetzt vor allem darum, für ein „gesundes“ Gebäude zu sorgen. Und dazu gehört noch einiges mehr. Die Luftqualität und Luftfeuchtigkeit oder auch die Beleuchtung, Ventilation und Akustik im Raum werden langfristig wichtiger sein als die mobile Trennwand zwischen Arbeitsplätzen. Oder auch die Fähigkeit von Materialien, die Infektionsgefahr zu minimieren, also Staub und Schädlinge möglichst gering zu halten. Nachhaltigkeitszertifikate wie WELL oder IWBI fassen solche Anforderungen für Wandbekleidungen oder Bodenbeläge zusammen, unsere Designer und Architekten können entsprechende Materialien empfehlen.

Smart Building Technologies können auch mit Blick auf ein „gesundes“ Gebäude helfen. Automatische Türöffnung und Lichtsteuerung oder sprachgesteuerte Schnittstellen zum Beispiel reduzieren den Kontakt mit Oberflächen in viel frequentierten Bereichen deutlich. Selbst automatische Wärmebild-Screenings von Mitarbeitern und Gästen beim Betreten der Büroumgebung wären denkbar und möglich.

Wir sollten uns spätestens jetzt bewusst werden, welche Rolle unsere Gebäude für die Gesundheit spielen und entsprechend handeln.

Stefanie Eisenbarth
Team Leader Workplace Strategy Germany