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Coworking, Business Center oder Hybrid: Wie finde ich die richtige Flex Space-Fläche?

Flexible Büroflächen sind Trend. Aber was suchen Unternehmen eigentlich? Coworking-Atmosphäre? Vertragliche Flexibilität? Oft muss man das erst abklären.

01. Oktober 2019

Flex Space setzt unbeirrt seinen Siegeszug fort: Die Anbieter flexibler Büroflächen expandieren weiter stark in den großen Märkten für Büroimmobilien, den Big 7: Berlin, Düsseldorf, Frankfurt, Hamburg, Köln, München und Stuttgart. Die Flächen sind dort in der jüngeren Vergangenheit jährlich um fast ein Drittel gewachsen. Vor allem Hybridanbieter legten dabei zu: Also solche, die das gute alte Business Center mit Impulsen des Coworking-Konzepts auffrischen.

So stehen Mietinteressenten jetzt grundsätzlich drei Arten von Flex Space zu Auswahl. Es gibt also für jeden etwas. Unternehmen, die einfach schnell weitere Bürofläche für absehbare Zeit benötigen, Firmen, die Projektteams unterbringen wollen, Freelancer oder kleine Corporate-Teams, die bewusst den Austausch suchen – alle werden bedient. Und das zunehmend auch abseits der bisherigen Flex Space Hype-Städte. Die Betreiber erschließen rasant auch die so genannten Secondary Citys. Hier ist gerade Deutschland ein prädestinierter Standort. Die polyzentrische Wirtschaftsstruktur bietet in vielen kleineren Zentren zahlreiche Märkte. Immerhin gibt es hierzulande rund 80 Städte mit mehr als 100.000 Einwohnern. Fast 50 Städte haben einen Bestand von mehr als einer Million Quadratmeter Bürofläche.

Das bedeutet für Nutzer viele weitere Optionen. In den kleineren Städten tummeln sich nicht nur die üblichen Bekannten, sondern auch zahlreiche regionale Anbieter. Und auch auf der großen Flex Space-Bühne gibt es neue Mitspieler mit teilweise neuen Konzepten. Knotel und The Instant Group treiben ihre Expansion im deutschen Markt voran und setzen dabei auf starke Individualisierung und Branding: Managed Flex Space as a Service.

Für Unternehmen, die Flex Space suchen, steigen also die Optionen. Aber sie stehen auch vor der Qual der Wahl. Wer ihnen dabei hilft, die passenden Anbieter und Flächen zu finden, ist Andree Scherer, Leader Flex Germany bei JLL.

Andree, wie unterstützt ihr Unternehmen bei der Suche nach dem passenden Flex Space?

Die Auswahl ist tatsächlich gewaltig geworden, immerhin zählen wir mittlerweile fast 400 Betreiber für Flex Space in Deutschland. Das beginnt schon bei der grundsätzlichen Art des Angebots. Was braucht ein Unternehmen? Will man einfach nur flexible Fläche mit kurzer Mietbindung, die den herkömmlichen Bürogewohnheiten entspricht? Dann wird man vermutlich eher in Richtung Business Center gehen. Will man eine neue Arbeitskultur ausprobieren oder sogar etablieren, sind vielleicht Konzepte aus dem Bereich Coworking gefragt.

Man muss herausfinden, was ein Unternehmen eigentlich will, wenn es nach Flex Space sucht. Und man sollte darüber sprechen, ob das Vorhaben auch wirklich zur Unternehmenskultur und Arbeitsweise passt.

Wie sieht es denn mit der geographischen Flexibilität aus, schauen sich Unternehmen bei der Suche nach Flex Space verschiedene Regionen an?

Ein Unternehmen wird in keine andere Stadt gehen, nur weil dort ein Flex Space-Angebot ist, das besonders gut passt. Standorte werden aus strategischen Überlegungen gewählt. Aber muss es immer die neue Bürofläche am Hauptsitz sein? Je nach Unternehmensstruktur macht es vielleicht Sinn, einen Bereich zum Beispiel näher an einen Produktionsstandort zu verlagern. Oder man etabliert einen Standort in einem neuen, regionalen Markt.

Manche Unternehmen entsenden auch bewusst Entwicklungs- und Ideenschmieden an einen entfernten Ort, um sie sozusagen von der Firmenroutine geistig zu befreien. Das sind alles Dinge, die man im Rahmen einer umfassenden Beratung thematisieren sollte.

Gutes Stichwort: Jetzt könnte man doch auf die Idee kommen, eine Flex Space-Fläche anzumieten ist eine einfache Sache, Anruf beim Anbieter genügt. Wozu brauche ich da jemanden, der mir hilft?

Na, so einfach ist die Sache gar nicht. Wir haben ja bereits über die zahlreichen Auswahlmöglichkeiten bei Typ und Standort gesprochen. Viele Unternehmen brauchen dabei die Außensicht. Allzu schnell ist man vom Hype mitgerissen und entscheidet sich für eine Form von Flex Space, die überhaupt nicht zu den eigenen Anforderungen oder der eigenen Arbeitskultur passt.

Und dann darf man auf keinen Fall den Aufwand unterschätzen. Ein einzelner Freelancer, der könnte sicherlich einfach ein paar Flex Space-Anbieter durchtelefonieren und würde schnell etwas für sich finden. Wir sprechen aber von ganzen Teams oder sogar Abteilungen. Ohne Vorkenntnisse wird man kaum weniger Standorte kontaktieren und besichtigen müssen als bei einer traditionellen Anmietung. Vielleicht sogar mehr, bedenkt man die zahlreichen Typen von Flex Space. Was sich dahinter vor Ort wirklich verbirgt, muss man sich einfach anschauen.

Das kostet viel, viel Zeit. Wer dagegen mit jemandem zusammenarbeitet, der über umfangreiche und tiefe Marktkenntnisse verfügt, kann sich sofort auf die passenden Angebote konzentrieren. Und wenn Unternehmen in Flex Space ziehen, geschieht das ja nicht unbedingt nach Listenpreisen und AGBs. Bei vielen Betreibern lassen sich etwa Rabatte aushandeln. Bei den Mietkonditionen oder der Flächengestaltung gibt es sicherlich auch Verhandlungsbedarf. Hier ist man also gut beraten, sich auf einen Flex Space-Profi zu verlassen.