Wie das Smart Office eine neue Arbeitskultur vorantreibt

Früher war der Büroalltag überwiegend analog organisiert. Festnetztelefon, Stechkarte, Notizblock, Wandkalender, Kabelsalat. Das Tor zur virtuellen, digitalen Welt war der PC, ausgestattet mit Tower und jeder Menge klobiger Hardware.

Mit Internetzugang waren die räumlichen Grenzen zum ersten Mal offen. Der technologische Fortschritt der zurückliegenden Jahrzehnte hat den Computer immer wendiger gemacht. Wir nutzen leichte, portable Notebooks, Tablets und Smartphones. Und die Geräte, die im Büro verbleiben, sind immer smarter digital vernetzt. Nicht nur lokal, sondern prinzipiell auch global.

Damit haben wir in den vergangenen Jahren immer intelligentere "Möglichmacher" an die Hand bekommen. Der Gestaltungsspielraum dynamischer, räumlich unabhängiger Teams ist enorm gestiegen. Doch ob sie ihn auch immer optimal nutzen, ist durchaus fraglich.

User Experience entscheidet über den Erfolg technischer Hilfsmittel

Die Branchen übergreifende Google Studie Workplace 2020 kam zum Beispiel zu dem Schluss, dass zuerst einmal die Nutzbarkeit sowie das Verständnis der Nutzer im Umgang mit mobilen Anwendungen deutlich verbessert werden muss. Erst dann wird das Zeitalter des "connected everything" und der verbundenen Intelligenz im Sinne eines flächendeckenden Internet of Things in der Arbeitswelt eingeläutet.

Es ist also weit weniger entscheidend, wie technisch ausgefeilt die Tools sind, sondern viel stärker fällt ins Gewicht, ob sie auch einfach zu nutzen sind. Ein extrem wichtiger Punkt, den immer noch viele, die an der Entwicklung technischer Produkte beteiligt sind, vernachlässigen.

Im Büro, Zuhause – oder sonst wo in der Welt

Die Globalisierung bei gleichzeitiger Zentralisierung und der damit einhergehende Kostendruck führen dazu, dass sich Teams vermehrt virtuell organisieren und begegnen. Man arbeitet nicht mehr konstant an einem Ort, sondern wählt und wechselt nach Bedarf. Weltweit sind heute schon 70 Prozent der Menschen mindestens einmal die Woche von zu Hause aus tätig bzw. außerhalb des Büros. Es existieren mittlerweile sogar globale milliardenschwere Unternehmen ohne eigenes Büro oder E-Mail-Adresse.

Dies alles wird immer schwieriger zu steuern. Wir erleben bereits heute die schrittweise Auflösung der von Menschen verwalteten Organisation hin zu einer technologiegetriebenen und damit konsequenterweise mehr oder weniger automatisierten Steuerung und Evaluierung von Prozessen. Zum Beispiel werden heute bereits Arbeitsprozesse der Belegschaft in Hotels über Künstliche Intelligenz gesteuert.

Zukunftsforscher gehen davon aus, dass wir bald portable Schreibtische nutzen werden oder runde Sitzmodule, um uns in unterschiedlichen Teams zusammenzusetzen - und per Hologramm-Technik sogar mit Teamkollegen, die gerade anderswo auf der Welt sein könnten. Und wenn heute bereits in Japan Androiden TV-Sendungen moderieren, ist es vielleicht nicht mehr weit, bis wir mit Androiden in Teams arbeiten.

Unternehmenserfolg steht und fällt mit den Teams

Funktionierende Teams sind die Keimzelle erfolgreicher Organisationen. Aber wann funktioniert ein Team? Das eine sind die genannten "Möglichmacher" wie technisches Equipment und Büroausstattung. Natürlich spielen auch Umweltfaktoren wie Arbeitsklima und materielle Anreize eine Rolle. Die wichtigsten Erfolgsgrundlagen dürften in der volatilen Phase der Digitalisierung aber die Kernkompetenzen von Veränderungsbereitschaft und Innovationsfähigkeit sein, und diese erlangt eine Organisation nur, wenn sie die Menschen mit einbezieht, sie mitnimmt. Abstimmungsschwierigkeiten im Team wirken sich in einem solchen Umfeld besonders negativ auf Projekte aus. Die Teammitglieder müssen also in erster Linie zwischenmenschlich gut zusammenarbeiten. Dies erfordert eine klare und allgemein akzeptierte Aufgaben- und Rollenverteilung sowie den fairen und respektvollen Umgang miteinander.

Kooperation im Team führt zu besserer Performance und damit zu einer höheren Produktivität des Unternehmens. Das funktioniert vor allem dann, wenn sich einzelne Teammitglieder mit unterschiedlichen Stärken ergänzen und entsprechend dort gegenseitig unterstützen, wo Hilfe benötigt wird. Dies erfordert natürlich auch die Bereitschaft, Kompromisse einzugehen und Widersprüche bzw. auftretende Veränderungen zu kommunizieren. Klare Zielvorgaben und Rollenzuweisungen sowie regelmäßige Meetings bilden den entsprechenden Rahmen. Arbeitsort und eingesetzte Kommunikationsmittel sollten dies berücksichtigen, eine funktionierende „Arbeitsplatzstrategie“ wird deswegen immer wichtiger.

Auch Maschinen lernen Kooperation

Smarte Offices werden von den eingesetzten Anwendungen und deren reibungslosem Zusammenspiel leben. Technologien wie intuitive Sprachsteuerung zur Suche und Nutzung der Office-Anwendungen erleichtern dabei die Nutzung vernetzter Anwendungen und verändern gleichzeitig das Verhalten der Menschen in ihrem Arbeitsalltag. Letztendlich verlangen sie nach entsprechend flexiblem und kollaborativem Raum.

Dabei sind fünf Anwendungsgebiete für Unternehmen besonders von Interesse:

• Smart Buildings: Einführung vernetzter Technologien und Performance-Messung in Echtzeit
• Workplace-Management: Auswertung von Flächennutzung und Optimierung
• Wegfinder: Mobile Applikationen und Kioske zur Navigation in der Fläche
• Reservierungssysteme: Buchung von Meetingräumen und Arbeitsplätzen
• Mobile Plattformen zur individuellen Organisation und Nutzung von Präferenzen

Beispiele für Smart Offices gibt es bereits heute einige, zum Beispiel das kürzlich fertig gestellte 75.000 Quadratmeter große Entwicklungszentrum von Intel in Petach Tikwa, Israel. Laut Technologiedienstleister L&T Technology Services sowie Intel selbst ist es mit doppelt so vielen Sensoren ausgestattet wie bisherige Smart Offices - und verfügt zum Beispiel über Fahrstühle, die lernen, in welchem Stockwerk sie zu welcher Zeit stehen sollen. Global berühmt ist auch das 2016 zum „nachhaltigsten Bürogebäude der Welt" gekürte "The Edge" in Amsterdam, ein Smart Office, das mehr Energie erzeugt, als es verbraucht. Das architektonisch beeindruckende cube berlin, Fertigstellung voraussichtlich Ende 2019, wird mit seiner digitalen Schaltzentrale "The Brain", die sämtliche Technologien miteinander vernetzt und verschiedenste Schnittstellen bereitstellt, ebenso allen Anforderungen einer intelligenten Open-Office-Fläche gerecht.

So wie Menschen in einem erfolgreichen Team eingespielt sein müssen, so muss sich künftig auch das Zusammenspiel zwischen Mensch und Technik im Allgemeinen bzw. die Kooperation zwischen menschlicher und künstlicher Intelligenz im Speziellen einpendeln. Ein smartes Office muss also, um zum Erfolg zu verhelfen, so eingesetzt werden, dass die Möglichkeiten, die die intelligenten Anwendungen bieten, von den Menschen voll ausgeschöpft werden. Die Menschen lernen, wie sie sie ihren Alltag organisieren und sich im Smart Office bewegen. Und das Smart Office wiederum wird lernen, wie die Anwendungen unter Berücksichtigung des „Faktors Mensch“ optimal zur Verfügung gestellt werden, aber viel wichtiger jedoch, wie die Menschen optimaler miteinander kooperieren können.