Wie reagieren Unternehmen auf steigende Büroeinrichtungskosten?

Viele Mitarbeitende ziehen weiterhin das Arbeiten von zu Hause dem Büro vor. Lärm, mangelnde Privatsphäre und andere Störfaktoren sind häufige Gründe dafür. Um ihre Büros attraktiver zu gestalten, müssen Unternehmen tief in die Tasche greifen. Dabei sind es insbesondere die steigenden Kosten für Bau, nachhaltige Materialien und moderne Ausstattung wie schallisolierte Telefonboxen oder elektrische Geräte, die die Umsetzung erschweren.

Zusätzlich wird das Problem durch den globalen Arbeitskräftemangel und Lohnerhöhungen verstärkt. In der EMEA-Region sind die Arbeitskosten in den letzten zwölf Monaten um mehr als 12 % gestiegen, während laut dem jüngsten Fit-Out Cost Guide von JLL die durchschnittlichen Ausstattungskosten im Jahresvergleich um 5,2 % zugenommen haben.

In der Asien-Pazifik-Region haben sich die Materialkosten stabilisiert, jedoch bleiben hohe Energiekosten und Lieferkettenstörungen ein anhaltendes Problem. In Nord- und Südamerika treiben neue Bürodesign-Strategien und gestiegene Ansprüche der Mieter:innen die Kosten weiter in die Höhe.

„Die Förderung von hybridem Arbeiten und Büroarbeit ist kostspielig“, sagt Andrew Hudson, Senior Director for Project Execution bei JLL PDS. „Es erfordert flexible Lösungen, Räume für gemeinschaftliches und individuelles Arbeiten, multifunktionale Bereiche und integrierte Technologielösungen – und all das erfordert Investitionen.“

Technologie als Hauptausgabenfaktor

Auch wenn zunehmend mehr Mitarbeitende ins Büro zurückkehren, bleiben hybride Meetings die Regel. Technologien, die eine nahtlose Zusammenarbeit und ein intuitives Meeting-Erlebnis ermöglichen, stehen daher ganz oben auf der Prioritätenliste.

„Ein erheblicher Teil des Budgets wird in technische Ausstattungen wie größere HD-Bildschirme, hochwertige Audiotechnik und Kameras mit Tracking-Funktion investiert", erklärt Hudson. Der Global Technology Survey von JLL zeigt, dass über drei Viertel der Immobilienbranche-Führungskräfte in modernere Bürotechnologie investieren. Laut dem Global Occupancy Benchmarking Report 2024 haben 39 % ihre Konferenzraum-Technik speziell aufgerüstet.

Doch Technik allein steigert die Produktivität nicht automatisch. „Es ist unerlässlich, dass die Mitarbeitenden geschult werden, um die Technologien optimal nutzen zu können", betont Romeu Carpinteiro, Head of Commercial Ops beim Design- und Einrichtungsunternehmen Tétris von JLL.

Eine Studie von Cisco ergab, dass sieben von zehn Mitarbeitenden Schwierigkeiten mit Videokonferenz-Software und der gemeinsamen Nutzung von Cloud-Dokumenten haben. Zudem empfinden zwei Drittel die aktuellen Meeting-Räume als ineffizient.

Immer häufiger werden auch Sensoren eingesetzt, die die Raumauslastung messen oder Nachhaltigkeitsziele unterstützen, indem sie Licht- und Luftqualität sowie den Energieverbrauch überwachen.

Angesichts dessen, dass 86 % der führenden CRE-Manager Kosten senken möchten, könnten diese Tech-Investitionen laut Carpinteiro schnell finanzielle Vorteile bringen: „Sie helfen, die Betriebskosten zu senken und liefern konkrete Daten zum Return on Investment nach der Einrichtung."

Flexibilität zahlt sich aus

Viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, gemeinsame und individuelle Arbeitsmodelle räumlich in Einklang zu bringen.

Hudson erklärt, dass der Schwerpunkt heutzutage stärker auf der Zweckmäßigkeit der Büroausstattung und der effektiven Raumnutzung liegt – nicht nur auf der Ästhetik. „Unterschiedliche Beleuchtungsarten, Möbel, Pflanzen und akustische Materialien können das Wohlbefinden, die Produktivität und das gesamte Arbeitsplatzerlebnis erheblich verbessern."

Anpassungsfähigkeit ist entscheidend für die Rentabilität der Investitionen in diesem Bereich. „Mit flexiblen Grundrissen und Möbeln, die auf einem Design basieren, das die menschliche Erfahrung in den Mittelpunkt stellt, maximieren wir den Wert der Räume", betont Hudson.

Die Büros des Unternehmens Diageo folgen diesem menschenzentrierten Ansatz und bieten drei unterschiedliche Zonen, die je nach Lebendigkeit und erforderlichem Maß an Privatsphäre für verschiedene Tätigkeiten gestaltet sind.

Modulare und mobile Möbel, Trennwände und Kabinen ermöglichen es laut Carpinteiro, Arbeitsbereiche flexibel zu verändern. Diese Einrichtungslösungen maximieren oft den Nutzen durch einen reduzierten Platzbedarf. Auch wiederverwendete Möbel werden zunehmend als kostengünstige und nachhaltige Lösung betrachtet.

Die Verschiebung von Quantität zu multifunktionaler Qualität bringt neue Überlegungen mit sich. „Anstatt einfach nur zu überlegen, wie viele Schreibtische wir in einen Raum stellen können, geht es darum, wie viele verschiedene Erlebnisse wir darin ermöglichen können", erklärt Carpinteiro.

Ein gutes Beispiel dafür ist das Unternehmen TravelPerk, das in seinen Büroräumen eine „Arrivals Lounge" eingerichtet hat, um informelles und gemeinschaftliches Arbeiten zu fördern. Ein großer Bistro-Bereich bietet einen flexiblen Gemeinschaftsraum, der für unterschiedlichste Zwecke genutzt werden kann. Hudson betont, dass Flexibilität und kleine Anpassungen im Laufe der Zeit entscheidend sind, um den Wert der Investitionen in Einrichtung und Ausstattung zu bewahren. Carpinteiro stimmt dem zu: „Es ist wichtig, regelmäßig zu überprüfen, ob Unternehmen und Mitarbeitende das bekommen, was sie brauchen. Grundsätzlich gilt: Wer den Menschen in den Mittelpunkt seiner Strategie stellt, hat die besten Chancen auf Erfolg."