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Workplace Strategy beginnt (und endet) im Kopf

Neue Ausstattungen und administrative Systeme allein machen noch keine erfolgreiche Workplace Strategy. Der wichtigste Wandel findet im Kopf statt.

05. März 2020

Soll eine neue Workplace Strategy etabliert werden, ist immer wieder zu hören: Es sei entscheidend, die drei Aspekte Raum - Technologie - Mensch gleichermaßen zu betrachten und zusammenzubringen. Daran ist absolut nichts falsch. Es ist aber auch eine eher mechanistische Sicht. Ein Verständnis der Organisation als (gut geölte) Maschine mit vorhersagbaren Arbeitsergebnissen, wie es sich im 19. Jahrhundert entwickelt hat.

Diese Sicht suggeriert, dass sich Raum, Technologie und Menschen vorneweg strategisch planen lassen und hinten heraus wie gedacht funktionieren. Das ist in der heutigen Zeit aber nicht mehr der Fall, falls es jemals so war. Organisationen werden heute als lebendige Organismen verstanden, die sich ständig verändern und entwickeln. Neben dieses alte Modell lässt sich ein alternativer Ansatz stellen, der besser zum heutigen Organisationsverständnis passt. Workplace Strategy wird hier als Raumgestaltung auf drei Ebenen betrachtet. Physische Räume, virtuelle Räume und mentale Räume müssen entwickelt und gestaltet werden, um eine Arbeitswelt erfolgreich zu transformieren.

Physische Räume beschreiben das Gebaute, von (Innen-)Architekten Planbare, von Baufirmen und Möbellieferanten Umsetzbare. Es umfasst aber auch all die Details, die einen Raum wirklich nutzbar machen. Das große Whiteboard funktioniert nicht ohne Stifte, die Telefonbox nicht ohne Steckdose und so weiter. Die niederschwellige, selbsterklärende Nutzbarkeit sorgt erst für die aktive Nutzung.

Virtuelle Räume beschreiben die programmierten Prozesse, Plattformen und Werkzeuge, die es den Organisationsmitgliedern erlauben, zu kommunizieren, zu interagieren und ihre Arbeit zu strukturieren. Sie sind ohnehin essenziell, aber nochmals besonders wichtig, wenn Zusammenarbeit über Distanz und ohne physische Nähe erfolgreich sein soll. Auch hier ist die Einfachheit entscheidend.

Mindset lässt sich nicht verordnen

Mentale Räume beschreiben den letztendlich zentralen Faktor. Das, was im Kopf jedes Organisationsmitglieds als Bild von Arbeit, Unternehmenskultur, erwünschten und unerwünschten Verhaltensweisen, Zielen und vor allem anderen Sinn der Organisation existiert. Es geht um das individuelle Mindset. Hier wird – im Vergleich zu den anderen beiden Räumen – sofort deutlich, dass es sich gar nicht am Reißbrett gestalten lässt. Es ist unmöglich, von externen Lieferanten mentale Räume zu beziehen, so wie man Möbel bestellt. Genauso unmöglich sind sie “von oben” zentral zu verordnen. Mentale Räume können nur von jedem einzelnen Menschen im jeweils eigenen Kopf gebaut bzw. umgebaut werden.

Eine zusammenpassende Gestaltung der Räume ist entscheidend, um kognitive Dissonanzen zu vermeiden. Diese treten immer dann auf, wenn zwei oder mehr Wahrnehmungen nicht zusammenpassen und im Konflikt über die Bedeutungshoheit stehen. Wenn z.B. der neue mentale Raum von flachen Hierarchien und offener Kommunikation spricht, das Chefbüro aber immer geschlossen ist und ein Besucher erst an einer klassischen Vorzimmerperson vorbei muss, dann konterkariert der physische Raum das mentale Bild. In solchen Fällen gewinnt dann oft der sichtbare, physisch gebaute Eindruck. Der mentale Raum wird vom Gehirn als unpassend und nicht ernst gemeint verworfen.

Ein passend gestalteter physischer Raum kann aber auch helfen, den mentalen zu entwickeln. Im genannten Beispiel könnte der neue Raum für flache Hierarchien vorsehen, dass die ganze Organisation in einer offenen Fläche zusammensitzt - und damit sowohl dem Chef als auch dem “Türsteher” vermitteln, dass ihr Bild im Kopf überholt ist und sie ihre mentalen Räume umbauen sollten. Für den Besucher ist das wahrgenommene Bild dann kohärent und frei von Dissonanzen. Die Organisation tritt authentisch auf.

Das Mindset bleibt der alles entscheidende Faktor, um eine Workplace Strategy umzusetzen. Der Prozess einer solchen Veränderung, Weiterentwicklung oder Transformation beginnt bei der Sinnfrage ("Warum gibt es / braucht es die Organisation?") und geht von dort zum Wie ("Wie arbeiten wir, wie gehen wir vor?") und erst im letzten Schritt zum Was ("Was bieten wir an? "Welche physischen und virtuellen Räume nutzen wir?"). Ohne die Veränderung des mentalen Raums im Kopf, die durch gutes Change Management begleitet und gefördert, aber nicht gesteuert werden kann, bleibt die Neugestaltung der anderen beiden Räume ein “Schöner Wohnen”-Projekt ohne strategischen Mehrwert.

Christian Stumpf
Director Workplace Strategy